毎日19時に、ZoomのMTGの音声データとVTTを、指定のGoogleドライブに格納する。そういう仕組みを作れないかと考えました。過去のMTGデータを、あとから学習に使えると思ったからです。
自動保存のやり方を説明したものは、たくさんあります。連携を許可して、保存先のフォルダを選んで、走る時刻を決める。書いてあるのは、だいたいそこまでです。
私が最初に止まったのは、手順ではありませんでした。そもそも、これが価値があるのかどうかで止まっていました。この記事で書くのは、走らせる前に確認する2つと、走り出したあとに変えていい範囲です。
録画は、貯めるかどうかを決める前に消えていく
価値の話を考えている途中で、自分のZoomのクラウド録画の設定を見にいきました。自動削除が有効になっていて、録画日から7日後に消える設定でした。録画の一覧データにも、削除の予定日が1件ずつ入っていました。
2026年8月の時点で、自分のアカウントを開いて見た結果です。この日数はプランや管理者の設定で変わりますし、サービス側の仕様も動きます。自分の画面で一度確かめてみてください。
ここで問いが入れ替わりました。貯めると便利か、という話ではなく、貯めなければ毎週消えていく、という話でした。あったほうがいい機能を検討していたつもりが、やらないと何も残らない状態を見つけていたことになります。価値があるかどうかはいくら考えても答えが出ませんでしたが、削除の予定日が入っている画面を開いたら、その場で決まりました。
本編を外した判断が、いちばん価値のある部分を落としていた
格納の対象を決めたとき、私は収録の回を対象から外しました。本編は別の流れで扱っているので、二重に持つ必要はないと考えたからです。
これは外していました。「これはその前後のMTGが価値があるんだ。だから残してほしい」。別の流れに乗せているのは本編の切り抜きだけで、価値があったのは、その前と後のやりとりのほうでした。半分雑談のような時間に、決まったことと決まらなかったことが、そのまま入っていました。ずれていたのは対象の選び方ではなく、本編がいちばん重要だという前提のほうです。
そして、ここで工程が1つ増えます。Zoom側で本編だけにトリミングしてあると、そのままダウンロードしても前後は入ってきません。トリミングを解除してから落とす必要があります。これは、対象に戻したあとで気づきました。
フォルダの形は、あとで探しに行く側に合わせる
格納先の作りを決めるとき、私は年と月でフォルダを分ける形を考えていました。人が上から順にたどれるからです。
途中で、AIに聞き返しました。「ファイルの先頭に2026-08-18と入れるのはどうだろう。わざわざフォルダを分ける必要がないと思っている。あなたが探しに行くときにどちらのほうが良いのだろうか」。
この聞き方で、決め方が変わりました。基準が、人が見て分かりやすいかどうかから、あとで探しに行くAIが引けるかどうかに移り、日付をファイル名の先頭に置いて、フォルダは分けない形に決まりました。
分けないほうを選んだのは、階層が増えるほど、探す側が場所を当てにいく手間が増えるからです。名前の先頭に日付が入っていれば、期間で絞れます。過去のMTGデータをあとから引くのが目的なら、引く側に合わせたほうが早く着きます。
フォルダのURLを1本渡しても、置き場所は決まらない
毎晩走るようになってから、変更を1つ入れました。特定の取引先とのZoomの会議の音声データと文字起こしだけ、相手も中を見る共同フォルダへ移動格納する、という変更です。
このとき私が渡したのは、フォルダのURLが1本だけでした。それで場所は決まったつもりでいましたが、決まっていませんでした。そのURLの直下に置くのか、その中にある音声用のフォルダに置くのかが、URLからは読み取れません。
AIは名前から判断して中のほうを選び、「直下がよければ直します」と添えてきました。私の返事は「失礼。フォルダはあなたの指定のとおりです」でした。URLは、場所を1つに決めているように見えて、決めていませんでした。
決まったのは、聞き方が変わったときです。格納先をもう一度聞くのではなく、これまでの記録用フォルダにも残すかどうかの二択にして、実際に作られるフォルダ名を出して聞いてきました。私が選んだのは「共同フォルダのみ（推奨）」です。往復は1回で終わりました。場所を渡すときにURLへ名前を1つ添えるだけで、直下か中かの分岐は消えます。
変えたのは、振り分ける条件の1つだけ
この変更で触ったのは1点です。録画のトピック名に取引先の名前が入っているものだけ、格納先を切り替える。格納するファイルの種類も、名前の付け方も、走る時刻も、これまでと同じままにしました。
条件を1つにしたのは、あとで戻せるようにするためです。条件が3つ4つと増えると、意図した回が入っていなかったときに、どの条件で落ちたのかを1つずつ確かめることになります。1つなら、その1つを見れば済みます。
実体を2箇所に置く案は捨てました。両方のフォルダに同じものを入れると、あとでどちらが正しいのか分からなくなります。片方だけが更新されて、もう片方が古いまま残る形が、いちばん厄介です。
代わりに、これまでの記録用フォルダには、所在を書いた1行だけ残しました。実体は共同フォルダに1つだけあり、探しにきた人は、その1行を読んで移動します。残っているのは場所の情報だけなので、中身が食い違いようがありません。
機械に選ばせると、落としたことが誰にも見えなくなる
共同フォルダへ入れると決めたとき、私が最初に考えたのは逆のことでした。相手も見るフォルダなのだから、見せなくていい部分はこちらで落としてから入れるべきだ、と。
これは裏返りました。落とす判断を機械にやらせるほうが、事故ります。落とすと、落としたこと自体が誰にも見えず、中身が減ったことに気づける人が、どこにもいなくなります。
だから、全部そのまま格納する形にしました。そのうえで、毎晩の報告の1行目に「共同フォルダに格納・要確認」と出します。機械は選別しません。見落とせない場所に旗を立てるところまでをやって、中身を見るかどうかの判断は人に戻ります。
この形は、手間が減っていません。増えています。毎晩1行、目で見る仕事が生まれました。それでも、見えないまま中身が減っているよりは、ずっと安全です。
確かめていないことも残っています。共有の設定をしたあとに追加したファイルが、相手の画面にどう出るのか。通知が飛ぶのか、飛ばないのか。2026年8月の時点で、私はまだ見ていません。相手に見えるフォルダを使うなら、ここは自分の目で一度確かめておいたほうがいいところです。
この自動化で、増えた仕事は1つもない
私はAIに「1日何時間浮いたと思う？」と聞きました。返ってきた数え方は、前提から外れていました。消えた作業と、やらなかったはずの仕事の2つに分けて計算していたのです。ただ「もともとやってたことを、AIが書き出してくれたわけで」、やらなかったはずの仕事などありません。全部もともと手でやっていた作業でした。
前提を「全部もともと手でやっていた」に入れ替えたら、数字が出ました。1日あたり2時間から2.5時間です。増えた産出はゼロで、この仕組みが作ったのは、新しい何かではなく、手でやっていた分の置き換えでした。
残せない範囲もあります。他社が主催したZoom会議の録画は、自分のクラウド録画の一覧には入りませんでした。録画は主催した側に保存されるからです。2026年8月に見た範囲での話ですが、相手が主催した回は、この仕組みでは残りません。
もう1つは、トリミングの解除です。音声のダウンロードと、Googleドライブへの分割アップロードは、決まった時刻に走るスケジュールタスクから通りました。ただ、トリミングを解除する側は画面の操作が多く、同じように通るかどうかは、まだ確かめられていません。
動くかどうかは、推測ではなく一度走らせて確かめました。私は最初、パソコンが起動していないと落とせないと思っていましたが、実際には、クラウド側で走る定期タスクから18MBの音声が落ちて、Googleドライブに入りました。推測が実測に負けた形です。
走り出したあとに変えるのは、1回に1つ
順番だけ書いておきます。最初に、自分の録画が何日で消えるかを見て、次に、残すのは本編だけでいいのかを見ます。この2つが決まってから、保存先の形を決めます。
そのあとの変更は、1回に1つです。行き先を変えるなら、行き先の名前まで書いて渡します。そして、機械には落とさせません。旗だけ立てさせて、中身を見るかどうかは自分で決めます。
その日数を確かめてから貯めるかどうかを決めても、遅くはないはずです。あなたの録画は、いま何日後に消える設定になっているでしょうか。
