AIにファイルの種類を見分けさせる印は、1つです。その種類なら必ず揃う、ファイルの組み合わせです。
しかし、中身を読ませれば分かるはずだ、と思われるかもしれません。読める中身があるうちは、それで足ります。
困るのは、読む中身が最初から無いファイルが、同じフォルダに並んでいるときです。
AIにファイル整理を任せると、種類の違うものが1つのフォルダに並ぶ
私は、打ち合わせの記録を1つのフォルダにまとめています。ウェブ会議の録画と、電話の録音です。会議の録画からは、音声と、文字起こしと、要約と、画面共有の動画が出ます。電話の録音から出るのは、音声と文字起こしの2つだけです。ファイル名の付け方はどちらも同じで、日付、時刻、相手、種類の順に並びます。
中身を読ませる分類は、種類が混ざると外れる
1つのフォルダに2種類が並ぶと、見分けが要ります。ここでAIに中身を読ませると、外れます。
先日、AIに「画面共有の動画もこのフォルダに入れて」と頼みました。AIは会議の録画ぶんを入れたあと、電話の録音に対しても画面共有の動画を探しはじめました。会議サービスの一覧を引き、ゴミ箱まで見に行って、「ありません」と報告してきました。そのうえで「取りますか」と聞いてきました。
電話なので、画面共有は最初から存在しません。AIは、探しに行った先に何も無いことを、探し終わるまで知りませんでした。
AIを、元データのある場所まで確かめに行かせない
外れ方が分かったので、次は確かめさせ方です。外部へ問い合わせて確かめる形は、やめます。
理由は2つあります。1つは、往復が増えることです。この日は、電話だと伝わるまでにやりとりが3回増えました。もう1つは、問い合わせの結果が「無い」と「まだ取っていない」を区別しないことです。どちらも空で返るので、AIはそこから先に進めません。
見分けは、その種類なら必ず揃うファイルの組み合わせで決める
外部を見に行かせないなら、手元にあるもので決めます。使うのは、その種類なら必ず揃う拡張子です。
私のフォルダでは、会議の録画には必ず文字起こしのVTTが付き、電話の録音には付きません。ですから、AIへの指示書にはこう書きました。「音声と文字起こしのテキストだけで、VTTが無いものは電話です。画面共有は存在しないので、探さないでください」。
読者の方がやることは1つです。フォルダを開いて、1回ぶんのファイルをすべて並べてください。種類Aには必ずあって、種類Bには絶対に無い拡張子が1つ見つかります。それが印です。見つけたら、指示書に1行足します。10分あれば終わります。
ファイル名の中の文字を印にしない、という点だけ気をつけています。名前は人が付け直すことがあるので、ある日から効かなくなります。
フォルダを種類ごとに分ければ済む、とも考えました。分けても、3種類目が入ったときに同じことが起きます。そのたびにフォルダを1つ作るか、印を1つ足すかになります。印のほうは、指示書に1行足すだけで済みます。
印が決まったら、取り込みまで渡す
印は、ファイルがフォルダに入っていて初めて効きます。電話1件を手で片づけると、録音を書き出して、文字起こしを取り出して、フォルダへ入れて、名前を付ける、の4つになります。1件5分として1日3件で15分です。忙しい日ほど後回しになり、そのまま溜まります。だから取り込みもAIに渡し、毎日19時に、その日の録音をまとめてフォルダへ入れています。
そこまで渡すと、電話を切った日の夜には文字起こしがフォルダに入り、AIがそれを読んで、誰に何をいつまでに返すのかまで出してきます。見分けの1行は、そのための条件です。
ご自身のフォルダを1つ開いて、種類ごとに必ず揃うファイルが何かを確かめてみてはいかがでしょうか。指示書に足す1行は、そこから決まります。
