内部通報の情報を最初に外へ出すのは、多くの場合、疑いをかけられた人を心配した人だと思います。その人が事情を確かめようと誰かに聞き、そこから話が広がります。広がった話は疑いをかけられた本人に伝わり、本人の言い分として通報窓口に伝わります。
しかし、記録の施錠や閲覧権限の制限、担当者への教育を徹底していれば防げるのでは、と考える人もいるでしょう。
この記事では、情報が漏れて窓口に伝わるまでの流れ、伝わった話の扱い方、漏れたあとにできることを順に並べます。
疑いをかけられた人を心配した人が、最初に話を広げる
事案を知る立場の人が、疑いをかけられた人を心配して、別の誰かに事情を確かめる。内部通報の情報が外へ出るのは、この場面から始まることが多いと思います。
消費者庁の指針は、範囲外共有を「公益通報者を特定させる事項を必要最小限の範囲を超えて共有する行為」と定めています。確かめるために人に聞くことも、この範囲外共有に当たり得ます。
話した人は、相手を気にかけて聞いています。そのため、規則を破っているという自覚がありません。自覚がないので、あとで誰が漏らしたかを調べても、話した本人は自分のことだと思い出せません。
聞かれた人は、受けた質問を秘密として扱わない
聞いた人は確認のつもりでも、聞かれた人の記憶には「あの件で誰それについて聞かれた」という出来事が残ります。秘密として渡された話ではないので、聞かれた人はそれを秘密として扱いません。
消費者庁の指針の解説は、社内調査でヒアリングを受けた人など、通報の内容を伝えられただけの人は、従事者として定める対象に当たらないとしています。従事者でなければ、公益通報者保護法12条の守秘義務は負いません。
ただし解説は、その人も労働者や役員として、内部規程に基づいて範囲外共有をしてはならない義務を負うとしています。とはいえ、受けた質問を秘密だと思っていない人は、この義務を意識して口を閉じることができません。規程で義務を定めても、本人が秘密だと気づいていなければ、話を止める理由になりません。
人は、何を聞かれたかよりも、誰について聞かれたかのほうをよく覚えていると思います。
記録の施錠と閲覧権限では、人が口で話すことを防げない
記録の施錠や閲覧権限の設定は、書類とデータを守る仕組みです。情報を知っている人が自分で話すことは止められません。
指針の解説は、公益通報者を特定させる事項には、氏名や社員番号だけでなく、性別のような一般的な属性も含まれるとしています。ほかの情報と照らし合わせて通報者だと判断できる場合です。
そのため、文書を持ち出さなくても、通報者が特定されることがあります。「あの件で誰それについて聞かれた」という話が2つ3つ集まれば、小さな部署では通報者の候補が数人に絞られます。
立場が上の人ほど気軽に聞ける相手が多く、聞かれた側も答えを断りにくいと思います。研修を受けるのはたいてい従事者なので、多くの人に聞ける立場の人が研修を受けていないこともあります。
話は人づてに疑いをかけられた本人まで伝わり、やがて窓口にも伝わる
聞かれた人が近い立場の誰かに話し、その人がまた別の誰かに話します。一人から一人へ伝わるだけでも、何人も続けば多くの人が知ることになります。
やがて誰かが、疑いをかけられた本人に「本当なの」と確かめます。そのあと、本人の説明を加えた話が、人づてに通報窓口や調査の担当者にも伝わります。
窓口に伝わる話は、疑いをかけられた本人の言い分になっている
確かめられた本人は疑いを否定し、自分から見た経緯を説明します。それを聞いた人は、本人の口から直接聞いたので、書面の疑いよりもその説明を信じやすくなります。
そして「本当はこうらしいですよ」と、善意で窓口に伝えにきます。持ってくる人にも、悪気はありません。
最初に広まった話は「誰それについて聞かれた」という断片でした。窓口に伝わるときには、疑いを打ち消す本人の主張としてまとまった説明になっています。
第三者から聞いた弁明は、記録に残し、事実認定には使わない
窓口に伝わった話は、誰が、いつ、何を持ってきたかを事実として記録に残せます。一方で、話の中身は事実を認定する材料にしません。
第三者を通った弁明は、伝えた人の理解を一度通っています。何が削られ、何が足されたかを、調査する側は確かめられません。弁明は本人から直接聞き、その場で話した内容を記録します。
ここからは書き手の解釈で、法令で答えが決まっている論点ではありません。調査のあとに処分を決め、その処分が争われると、調査が公正だったかが問われます。
そのとき記録には、認定の前に調査側が一方の主張を聞いていたことが残ります。この記録は、弁明の機会を与えていたとも、認定の前に一方へ傾いていたとも読めます。どちらに読まれるかを、調査側では選べません。
悪気なく話した人には、落ち度としてではなく、体制の措置として伝える
話した人に正面から非を指摘すると、相手は身を守ろうとします。話が事案から離れて、誰が悪いかの話になります。相手が権限のある立場なら、なおさら指摘しにくくなります。
また指針の解説は、範囲外共有を理由に懲戒処分などをするときは、その事実を慎重に確かめ、行っていない人を誤って処分しないよう求めています。誰が話したかは、たいてい伝聞をたどった推測にとどまります。
そこで、体制として必要な措置という形で伝えるのがよいと思います。解説は、被通報者が通報者の存在を知り得る場合の措置として、通報者を不利益に扱わないよう被通報者に注意を促すことを挙げています。
この措置は、情報が本人に届いたという状態に対して取るものです。「情報が本人に届いたので、体制としてこの措置が必要になった」と伝えれば、誰が悪かったかを決めずに次にやることを示せます。指摘しにくさは残りますが、相手が身を守ろうとする可能性は下がると思います。
よくある疑問
Q：通報があったこと自体を人に話すのは、範囲外共有に当たりますか。
A：禁止されているのは、公益通報者を特定させる事項を必要最小限の範囲を超えて共有することです。通報があったという事実だけを伝えたなら、直ちに当たるとは限りません。ただし、事案が特定の部署や案件に結び付いていれば、通報があったと伝えるだけで通報者が絞り込めます。話した内容から誰まで絞り込めるかで判断してください。
Q：漏れてしまった情報は、取り戻せますか。
A：ほとんどの場合、取り戻せません。指針の解説も、範囲外共有や通報者の探索が実際に行われた場合には、実効的な救済・回復の措置を講じることが困難な場合も想定されるとしています。取り戻す努力はしても、取り戻せる前提で対応を組まないでください。
Q：疑いをかけられた本人の言い分を、第三者から聞いてしまいました。使ってよいですか。
A：誰がいつ何を持ってきたかは記録に残し、中身は事実認定の材料にしないでください。中身を認定に使うと、伝えた人の理解を一度通した情報で判断したことになります。弁明は本人から直接聞いてください。
Q：悪気なく話してしまった人に、どう伝えればよいですか。
A：その人の落ち度としてではなく、起きた状態への対応として伝えることを検討してみてください。被通報者への注意喚起は、誰が話したかを確定させなくても取れる措置です。誰が話したかを決める前に、それが伝聞をたどった推測ではないかも確かめてください。
漏れた情報は取り戻せないので、起きたことを記録に残す
漏れたあとにできることは、次の3つだと思います。どれも漏れをなかったことにはできませんが、通報者を守る材料になります。
- 誰が、いつ、誰に、何を話したかを時系列で記録する。範囲外共有が起きた事実は、後で調査の適正さを問われたときの材料になり、通報者を守る根拠にもなります。
- 証拠の保全を早める。本人に話が伝わった以上、記録が書き換えられたり消されたりするおそれがあります。漏れが分かった時点で判断します。
- 通報者が不利益を受けていないかを確かめる。異動、評価、担当業務が通報の前後で変わっていないかを見ます。通報者に直接聞かなくても確かめられます。
取り戻す方法を探して時間を使うより、起きたことを記録に残すほうが、通報者を守ることにつながります。
防げなかったことを、担当者が自分の落ち度だと考える必要はありません。この漏れは、心配した人が心配から話したことで起きていて、施錠や権限で止められる範囲の外にあります。
処分や公表を判断する段階に入るなら、弁護士に確認してみてはいかがでしょうか。
